A continuación se exponen las 10 reglas de funcionamiento y conducta que se proponen para las reuniones de trabajo ya sean estas Asambleas Generales o Consejos de Administración.
El objetivo de las mismas es que su respeto propicie lo que ya es absolutamente necesario: que las reuniones sean un campo de trabajo constructivo y dejen de ser un campo de batalla.
Qué duda cabe que las reuniones que toman el carácter de campo de batalla tienen, para muchos, algo de interesante, de divertido o de estimulante. Si no fuese así, si nadie les encontrara ningún gusto, no podría explicarse que las reuniones crispadas fueran tan frecuentes y recurrentes. Así pues, cuando en las reuniones se empiezan a aplicar reglas constructivas se escuchan comentarios del tipo: “esto es lento”, “esto es incomodo” o también, “han perdido vida”. Es cierto que pierden la supuesta “vidilla” que da la crispación y que, al implicar un mayor trabajo de preparación y menor improvisación por parte de todos, se viven, inicialmente, con incomodidad. Pero hay que elegir : campo de batalla/campo de construcción
Las reglas elaboradas tienen por objeto atacar el corazón del descarrilamiento de las reuniones: la personalización.
Para que pueda avanzarse en cualquier reunión deben poder tomarse decisiones sobre temas/propuestas y no sobre las personas que hablan de los temas o hacen las propuestas. Las reuniones no deben tener por objeto la puesta en cuestión de la persona o personas que hablan sino la seriedad, coherencia, necesidad, plausibilidad, eficacia, etc... de los temas sobre los que decidir. Una propuesta, por rara que pueda resultar cuando se plantea por su promotor/a o no es nunca ajena al grupo. Y puede ser –y debe ser- la primera pieza de un pensamiento de todo el grupo que se construye con los pensamientos muchas veces opuestos pero relacionados de todos sus miembros.
Es muy importante tener claro este principio: las reuniones de trabajo son de trabajo y no reuniones para expresar -con la excusa de los temas a tratar- la opinión sobre los demás. Las reuniones de trabajo son reuniones para construir decisiones –que, en última instancia, son la síntesis de los pensamientos de los participantes.
Además de las reglas que aquí se exponen es necesario también señalar que estas reglas no son perfectas como ninguna creación humana lo es. Pero son coherentes con el objetivo propuesto: hacer posible el trabajo y contener al máximo los impulsos reactivos. Para que estas reglas funcionen es necesario que haya un compromiso explicito por parte de todos a aceptarlas, de aceptar las decisiones del moderador/coordinador cuando las haga respetar y aceptar que, a veces se gana y otras se pierde.
LAS REGLAS
En cualquier reunión de trabajo hay un elemento DE BASE sin el el cual no tiene sentido la reunión::el tema o propuesta. Y luego hay tres momentos: El orden del día, el debate y la decisión.
Las reglas se han desarrollado teniendo en cuenta el elemento de base sustancial y los tres momentos.
Regla 2
La propuesta o el tema, por tanto, es un texto que debe responder, de la forma que crea conveniente su promotor/a a las siguientes preguntas ¿Qué? ¿Para qué? ¿Porque? ¿Como se hará? ¿Cuándo se hará?
Comments (0) Regla 1
Un tema o una propuesta es cualquier cosa, tanto un estudio, como un nombramiento, como un cambio, como una declaración…- que alguien de vosotros debe presentar al moderador en forma escrita.
¿Porque por escrito? Porque, finalmente, cualquier propuesta que se apruebe acaba siendo un escrito: dos líneas o diez, da igual. Y tiene que ser por escrito porque organiza el pensamiento, obliga a ser conciso y lógico. Y porque, antes de ser presentada a la reunión y debatida deberá ser repartida a todos los demás para que hayan podido pensar en ella. Hay que terminar con ese habito de llegar a la reunión en blanco o habiendo recibido un informe imposible.
Regla 3.
El orden del día de cualquier reunión es el conjunto de temas/propuestas que se debatirán y decidirán. Para confeccionar el orden del día, cada uno o una de vosotros que tenga propuestas que quiera que se estudien y se aprueben deberá mandarlas al coordinador/moderador 1 mes antes de la reunión –que tendrá una fecha fijada conocida por todos.El coordinador/moderador, a medida que las vaya recibiendo, confeccionará una lista de los temas/propuestas recibidos que hará publica a todos sin mencionar quien es el autor de cada una. Esta lista la mandará a todos para que cada cual la devuelva habiendo puntuado del 1 al 3 a cada propuesta de la lista. Las tres o cuatro propuestas con más puntos serán las que irán al orden del día de la reunión. Habrá tres o cuatro –o puede llegar a haber mas, dependiendo del tiempo que se destine. El coordinador debe señalar a los promotores/as cuando el tema o propuesta no cumpla con las reglas 1 y 2 para que los adapten. Si a pesar de sus consideraciones no se subsanan pondrá los temas en la lista para su valoración por parte de todos pero haciendo constar sus observaciones.
Si, por ahora, destinamos 2 horas a estas reuniones, trabajaremos con tres y una cuarta puede introducirla el coordinador/moderador a su buen criterio si ve que es posible o necesario. ¿Que pasa con los temas que queden fuera? Si hay, supongamos, 7 propuestas, irán a la reunión solo las tres que hayan recibido más preferencias de todos. Si hay un tema muy urgente, a consideración del coordinador, se incluirá como 4º tema. Los temas que no vayan a la reunión no desaparecerán sino que podrán volver a entrar en la lista para la próxima reunión. Y si obtienen preferencias suficientes entraran y si no seguirán a la espera.
Regla 4.
Se dará a conocer a todos el orden del día de las propuestas a tratar y el moderador asignará el tiempo para la exposición y debate de cada una de las propuestas. En ese momento, en el orden del día definitivo se hará constar quien presentará la argumentación de cada propuesta. Esta presentación puede ser realizada por quien ha sido su promotor/a o por una persona que ese promotor/a considere que lo expondrá mejor.
Regla 5
Durante el tiempo en que se haga la exposición nadie, bajo ningún concepto, excepto el/la presentador/a o de la propuesta, podrá interrumpir la presentación. Tambien lo podra hacer el moderador para recordarle el tiempo de que aun dispone.
Regla 6.
Una vez que el/la promotora de la propuesta haya terminado su exposición abandonará la sala –en la 3 reunión, el presentador podrá ya permanecer en la sala- para que los demás miembros puedan comentar entre ellos sus opiniones. Será una conversación informal. El grupo no debe tomar ninguna decisión colectiva. Se puede hablar de dos en dos, de tres en tres, no hablar…. De esta conversación informal deberán salir tres preguntas que será el moderador quien las pedirá y aceptará o no y quien las planteará al promotor/a para que las responda. Las preguntas, por tanto, no tendrán autor. El moderador podrá rechazar preguntas que a su criterio no entren en el tema sino en cuestiones personales. Se podrán formular un máximo de 4 preguntas. El moderador instará a formular estas preguntas pasado un tiempo prudencial.
Regla 7.
El presentador/a responderá a las preguntas que el moderador le hará en nombre del grupo y durante el tiempo que tiene asignado. Terminada su respuesta podrá decidir si su propuesta o tema la pone a votación, la retira para repensarla o pospone su votación para la siguiente reunión (quizás con una reformulación)
Regla 8.
Toda propuesta será puesta a votación secreta. No habrá votaciones mano alzada. La propuesta que obtenga 6 votos sobre 8 quedará aprobada.
Regla 9.
Si uno de los miembros del grupo miembro considera que debe tener mas tiempo para pensar su posición, la votación sobre la propuesta no se realizara ese día y se enviará a la siguiente reunión. Pero en la siguiente reunión se votará sin más dilación. Este miembro puede, si quiere, decir porque desea tener más tiempo para pensarse su decisión.
Regla 10
Las reuniones empezaran y acabaran puntualmente a la hora anunciada en la convocatoria.
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